Wat moet ik als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?

Iedere werknemer en/of uitzendkracht moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers en/of uitzendkrachten te controleren vóór zij in dienst treden. Tevens ben je als werkgever verplicht een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren in het personeelsdossier.

Elke werkgever heeft dus een controle- en bewaarplicht. U controleert dus vooraf het identiteitsbewijs en bewaart tevens een kopie ervan in uw personeelsadministratie. Let op: u moet de kopie bewaren in uw administratie tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. Is de geldigheid van het identiteitsbewijs na indiensttreding verlopen dan hoeft u deze niet te vervangen in uw personeelsadministratie.
Tevens heeft de werkgever naast controle- en bewaarplicht ook een zorgplicht. Dit houdt in dat de werkgever ervoor dient te zorgen dat de medewerkers bij controle aan hun identificatieplicht kunnen voldoen. Een werkgever dient bijvoorbeeld voorzieningen te treffen zoals kluisjes waarin medewerkers hun identiteitsbewijzen veilig kunnen opbergen.

Huurt u een uitzendkracht in? Dan heeft u als werkgever wel een controleplicht, maar geen bewaarplicht. U bent namelijk niet de werkgever bent van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau.
Heeft de ingehuurde arbeidskracht echter een nationaliteit van één van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan is er wel sprake van een bewaarplicht. Tevens moet u controleren of deze persoon wel mag werken in Nederland.

Wilt u meer informatie omtrent de identificatieplicht of vragen over de inhoud van het personeelsdossier? Neem dan vrijblijvend contact op met ons via info@vdgadministratie.nl of via 040-240 55 52.