Wat staat er in een personeelsdossier?
Onderdeel van je boekhouding is ook een personeelsdossier bijhouden. Wanneer je namelijk personeel in dienst hebt of uitzendkrachten inhuurt ben je als ondernemer wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Belangrijk hierin zijn het veilig bewaren van de administratieve en de fiscale- en overige gegevens die vastleggen hoe de medewerker functioneert binnen het bedrijf.
Een personeelsdossier als onderdeel van uw administratie bevat minimaal:
- De persoonlijke gegevens, zoals NAW gegevens, kopie identiteitskaart, loonheffingenformulier, sollicitatiebrief en CV, kopie diploma’s etc.
- De arbeidsovereenkomsten, inclusief wijzigingen en eventuele afspraken over pensioenen, bonussen en onkostenvergoedingen
- Verlofkaart
- Functioneren & ontwikkeling. Te denken aan het functieprofiel, afspraken loopbaan, verslagen beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Ziekteverzuimfrequentie. Er mogen géén medische gegevens opgenomen worden in het dossier
- Diversen & bijzonderheden, zoals aantekeningen van de leidinggevende of correspondentie met de werknemer
Wanneer je deze gegevens in je administratie digitaal opslaat dien je dit veilig en in een vertrouwde omgeving te doen om datalekken te voorkomen. De papieren versie dien je op een afgesloten plek te bewaren, zodat derden hier niet bij kunnen. Schoon regelmatig je personeelsdossier op om vervuiling van je administratie te voorkomen. De fiscale bewaarplicht (kopie identiteitskaart en loonheffingenformulier) is minimaal 5 jaar. Meer info over de controle en bewaarplicht vind je hier.
Wil je meer weten over het inrichten van een personeelsdossier of wens je hulp hierbij? Neem gerust contact met ons op via info@vdgadministratie.nl of via 040-240 55 52.